Digitalisierung im Handwerk - Dreamed IT bringt Facility Manager online
Digitalisierung – Jeder spricht darüber, doch was verbirgt sich eigentlich dahinter und wie kann es sinnvoll eingesetzt werden?
Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, wollen wir Ihnen heute einen ganz bestimmten, optimierten Prozess vorstellen, der mit Hilfe passender Arbeitsmittel und einer zentralen Unternehmensplattform für eine deutliche Vereinfachung und Qualitätssteigerung im Arbeitsalltag unserer Kunden sorgt. Das Beispiel zeigt, dass in jedem Berufsfeld eine Verbesserung der Abläufe erzielt werden kann – und das oft mit einfachen Mitteln.
Wie moderne Technologie und klassisches Handwerk zusammenwachsen
Als Usecase für den heutigen Artikel kommt unser Facility Manager zum Einsatz, der als Teil eines Teams unter einer zentralen Verwaltung seine Einsätze zugewiesen bekommt. Klassischer Weise wurde der Kunde direkt an den zuständigen Facility Manager durchgestellt, welcher dann seinen aktiven Einsatz unterbrechen musste, um einen Termin zu vereinbaren.
Am Ende der getanen Arbeit wurde ein Dienstleistungsbericht händisch ausgefüllt und vom Kunden unterschrieben. Am nächsten Tag – oder bei angrenzendem Urlaub auch mal 3 Wochen später – landeten die Berichte dann in der Zentrale. Gab es unzufriedene Rückmeldungen von Kunden, so wurden diese wiederum an den Facilty Manager durchgestellt, der die Arbeiten vorgenommen hatte – da die Zentrale keine Prüfmöglichkeiten hatte. Dann ging die Diskussion los, bei wem der Fehler lag.
Um diese manuellen, zeitintensiven und fehleranfälligen Prozesse zu verbessern wurde zunächst eine zentrale Plattform auf Basis vom Microsoft Teams eingeführt. Hier werden für die einzelnen Zuständigkeitsbereiche eigene Teams gebildet, die direkt vor Ort auf Ihre Berichte und Aufgaben zugreifen können, sowie im Vertretungsfall die Einsätze unkompliziert übernehmen können. Microsoft ToDo wird dabei als schnelle Übersicht der täglichen Aufgaben genutzt.
Ausserdem wurde Microsoft Bookings integriert – hier werden alle freien Termine der Facility Manager automatisch verwaltet und nach vorgegebenen Zeiten gebucht. Die Buchung der Termine kann nun durch die Zentrale vorgenommen werden, ohne die Mitarbeiter im Feld zu stören – oder direkt vom Endkunden.
Um die Qualität der durchgeführten Arbeit sicher zu stellen, werden beim Abschluss der jeweiligen Arbeitsschritte Fotos aufgenommen und direkt an den Auftrag angehängt. Zusammen mit der digitalisierten Unterschrift des Kunden entsteht eine qualifizierte Abnahme der Tätigkeit. Alles kann noch direkt vor Ort in die jeweiligen Teams-Bereiche geladen werden und steht in Echtzeit der Zentrale zur Prüfung zur Verfügung.
In der Zentrale wiederum können die unterschriebenen Aufträge direkt zur Verrechnung an die Buchhaltung weiter zugewiesen werden.
Zum Einsatz kamen hier MS365 Business Premium Lizenzen, um die mobilen Endgeräte vor Ort sicher mit Microsoft Intune verwalten und Bookings für die Terminplanung nutzen zu können.
Hardwareseitig wurden die Facilty Manager mit Cellular iPad Varianten inklusive Keyboard-Hülle ausgestattet, um neben Ihrer Terminverwaltung auch die Fotos und digital ausgefüllten plus unterschriebenen Berichte direkt vor Ort an die zentralen Teams übermitteln zu können.
Digitalisieren Sie Ihr Handwerk mit Dreamed IT
Wenn auch Sie daran interessiert sind, wie Sie Ihren Arbeitsablauf mit möglichst einfachen Mitteln digital optimieren können, dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung. Wir erarbeiten dann gerne gemeinsam eine Strategie für Ihren digitalen Wandel.