Wie Du Deiner Microsoft 365 Umgebung eine persönliche Design-Note verpasst
Microsoft 365 – essentielles Arbeitstool für die meisten Unternehmen und zentrale Schaltfläche für alle Prozesse im Unternehmen. Auch nach außen hin bietet Microsoft in der 365 Umgebung essentielle Tools um mit Kunden, Partnern und Lieferanten zusammen zu arbeiten. Egal ob ganz altmodische Emails, Microsoft Bookings für die automatische Terminplanung, OneDrive zum Teilen einzelner Dateien oder Teams für die gemeinsame Arbeit an Projekten – es gibt eine Vielzahl von Schnittstellen, in der man mit externen kommuniziert.
Wenn Dein Team im Business-Umfeld professionell auftritt, ist euch sicher auch schon das Thema Branding bzw. Corporate Design über den Weg gelaufen. Corporate Design ist nicht nur wichtig um eine hochwertige Außenwirkung zu erzeugen, sondern auch für das interne Zugehörigkeits- und Teamgefühl. Hierzu gehört auch eine aussagekräftige und einheitliche Sprach- und Gestaltungsauswahl von digitalen Werkzeugen und Kommunikation.
Microsoft bietet dafür mehrere Stellschrauben, um das Thema Branding bzw. Corporate Design in die eigene MS 365 Umgebung zu integrieren. Für einen schnellen Überblick haben wir Dir fünf essentielle Punkte zusammengestellt, um Deiner Microsoft-Umgebung eine optische Politur zu verpassen und die Außen- und Innenwirkung zu verstärken.
Individuelle Domäne
Die Wahl der passenden Internet-Domäne hat nicht nur mit Microsoft 365 direkt zu tun, sondern ist im allgemeinen eine Grundlage für professionelles öffentliches Auftreten. Über die eigene Domäne die zum Unternehmensnamen passt wird Dein Email-Verkehr abgewickelt, Deine Website gehostet, Microsoft-Tools mit Links bereitgestellt, usw. Kein Unternehmen sollte auf die eigene Domäne verzichten. Eine eigene Domäne kostet zwar etwas Geld, die Kosten halten sich aber in einem sehr überschaubaren Rahmen im Verhältnis zur Wirkung. Um die eigene Domäne zu registrieren gibt es eine Vielzahl von Anbietern – wir unterstützen gerne bei der Wahl des richtigen Partners.
Email Signatur
Völlig kostenlos integrierbar und ebenfalls wichtig in der Außenwirkung ist eine einheitliche und aussagekräftige Email Signatur. Alle Mitarbeiter im Unternehmen sollten dabei die gleiche Vorlage nutzen und nur die persönlichen Parameter wie Name, Durchwahl und Position verändern. Neben diesen informativen Bestandteilen zur jeweiligen Person sollten zudem auch rechtliche Informationen zur Nutzung der Mails, (Rechts-)sitz der Firma, Umsatzsteuer-ID, usw. integriert werden. Die einfachste Integration der Signatur erreichst Du, indem Du den Kollegen eine Vorlage bereitstellst und diese über ihr Outlook die Vorlage selbst hinterlegen. Für größere Organisationen gibt es ebenfalls Tools, dies zentral vorzugeben.
Teams Icons
Wenn ihr im Unternehmen Microsoft Teams zur Zusammenarbeit nutzt, gibt es die einfache und effektive Möglichkeit, die Icons für einzelne Teams gegen individuell gestaltete Icons auszutauschen. Hier empfiehlt es sich, simple und aussagekräftige Symbole im Corporate Design zu erstellen und zu hinterlegen. Durch die geringe Größe reicht hier bereits eine Gestaltung mit kostenlosen Versionen von Canva etc. Damit werden die einzelnen Teams nicht nur besser ersichtlich, sondern auch zum effektiven Werkzeug für Außen- und Innenwirkung des Unternehmens. Wir haben hier bereits einen eigenen Artikel über dieses Thema verfasst und können Vorlagen liefern.
Microsoft 365 Login Bereich
Jedes Mal wenn ein Mitarbeiter sich in Microsoft 365 einloggt, stellt der Browser eine entsprechende Login-Seite bereit. Das charmante daran, sowohl um den Mitarbeiter mit einem identifizierbaren Firmen-Profil zu begrüßen, als auch um Partner beim Login außerhalb der eigenen vier Wände etwas mehr Professionalität zu zeigen: Diese Login-Seite kann sehr einfach angepasst werden, sodass jedem sofort klar wird, dass der Login-Bereich zu Deinem Unternehmen gehört. Die Login-Seite lässt sich in den zentralen Unternehmenseinstellungen von Microsoft 365 vorgeben.
Mitarbeiter Profile
Gerade in verteilt arbeitenden Teams kann schnell die persönliche Bindung zwischen den Kollegen verloren gehen. Ein erster kleiner Schritt gegen diesen Identitätsverlust kann die Integration von Mitarbeiter Profilen in der Microsoft 365 Umgebung sein. Neben einem Profilbild kann hier jedes Teammitglied zudem grundsätzliche Informationen zu den eigenen Themengebieten, Erfahrungen, aber auch persönlichen Interessen usw. hinterlegen. Auch die Pflege von Hierarchie-Ebenen ist möglich. So lässt sich schnell und umkompliziert ein Überblick über die Team-Struktur und die einzelnen Mitglieder erreichen. Neben den administrativen Vorgaben kann jeder Mitarbeiter in der sogenannten Delve App sein Profil selbst überarbeiten – nach dem Login im Browser klickt man dafür einfach oben rechts auf sein Profilbild und wählt „Mein Office-Profil“.
Microsoft 365 Branding und Corporate Design
Wenn Du Deiner Microsoft 365 Umgebung einen professionelleren Look verpassen willst, sind diese fünf Schritte der beste Einstieg. Solltest Du Dir hierbei Unterstützung wünschen, stehen wir Dir natürlich gerne zur Seite.