Microsoft 365 für flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
Microsoft 365 bietet Dir als zentrale Lösung einen idealen Ausgangspunkt, um flexibel und ortsunabhängig arbeiten zu können.
Damit dieser Slogan für Dich nicht mehr nur eine vage Vorstellung ist, haben wir Dir heute die unserer Meinung nach drei wichtigsten Werkzeuge zusammengestellt, die Dir das Arbeiten überall und zu jeder Zeit ermöglichen.
1. Verlagerung der Email- und Dateidienste in die Cloud
Microsoft 365 bietet Dir bereits ab der kleinsten Lizenzstufe, der Business Basic Version für nur ca. 5€ pro Monat, die Möglichkeit, Emails und Dateien komplett in der Cloud zu verwalten. Kosten- und Wartungsintensive Server- und Speicherlösungen, die Du ansonsten selbst anschaffen und pflegen musst, fallen damit oftmals komplett weg oder können zumindest deutlich schlanker ausfallen. Noch interessanter ist hier natürlich, dass Microsoft Dir für diesen Preis nicht nur „irgend eine“ Infrastruktur bereitstellt, sondern tatsächlich eine hochverfügbare Umgebung, die rund um die Uhr Zugriff auf Deine Daten ermöglicht und diese hohe Verfügbarkeit per Vertrag garantiert.
Zudem ist der Zugriff auf Deine Daten in der Microsoft 365 Cloud hoch performant von jedem Ort an der Welt möglich – Du musst nicht erst aus dem Ausland über Deine lokale Internetanbindung am Hauptstandort auf eigene Systeme zugreifen und diese wieder zurück transferieren. Vor allem beim Abruf größerer Dateien ist das bei den oft schlechten Upload-Raten lokaler Internetleitungen eine spürbare Zeitersparnis.
Die Werkzeuge im Microsoft 365 Universum die hier zum Einsatz kommen, sind vor allem Exchange Online und OneDrive. Letzteres kann auch noch geräteübergreifend die persönlichen Dateien des einzelnen Benutzers synchronisieren, sodass sich vielmals ein Client-Backup sparen lässt und bei Wechsel auf ein neues Arbeitsgerät schnell wieder Zugriff auf alle Dokumente vorhanden ist. Wie Du in OneDrive einfach und kostenlos für Benutzer mehr Speicherplatz freischalten kannst, erfährst Du übrigens hier.
Worauf Du bei der Verlagerung Deiner Daten zu MS 365 im Bezug auf die Datensicherung zusätzlich achten solltest, haben wir Dir hier zusammengestellt.
2. Optimierung der Kommunikation im Team und mit Partnern weltweit
Microsoft 365 stellt mit „Teams“ ein Werkzeug immer mehr in den Vordergrund, das die moderne Arbeitswelt in einer zentralen Plattform vereint – und die besteht zum großen Teil aus flexibler, schneller Kommunikation und vereinfachten Prozessen, die gemeinsames Arbeiten spürbar optimieren.
Teams bietet Dir dazu die Möglichkeit, Mitarbeiter oder Geschäftspartner direkt per Audio- oder Videoanruf zu kontaktieren, Chat-Nachrichten auszutauschen, Online-Präsentationen abzuhalten und gemeinsam an Aufgaben und Dateien zu arbeiten. Über die Struktur per Teams und Kanälen lässt sich dabei auch eine strukturierte Datenablage abbilden.
Seit einiger Zeit integriert Microsoft zudem immer mehr erweiterte Dienste in Teams, sodass Du auch Drittanbieter-Werkzeuge einbinden kannst. Neben vielen produktiven Tools werden z.B. mit Breakthru und Viva Insights sogar Anwendungen integriert, die für mehr Work-Life-Balance, Bewusstsein und Gesundheit am Arbeitsplatz sorgen.
Die verstärkte Integration in das kommende Betriebssystem Windows 11 zeigt ein weiteres Mal, dass Microsoft in Teams die zukunftsweisende, zentrale Plattform für modernes Arbeiten sieht – die auch für uns ein wichtiger Fokus ist und die wir für Dich hier näher beleuchten. Teams ist dabei in allen Microsoft 365 Plänen bereits enthalten.
3. Nutzung und Verwaltung verschiedenster Geräte
Was bringt Dir eine IT-Lösung, wenn Du nicht flexibel darauf zugreifen kannst, sobald Du Dein Business-Laptop mal nicht dabei hast? Microsoft 365 bietet Dir unter https://office.com inzwischen eine vollwertige Funktion der Anwendungen auch bei Nutzung rein über den Browser – und damit quasi von jedem internet-fähigen Gerät aus. Verwalte Deine Daten, Emails und Prozesse also einfach von überall aus. Auch Smartphones und Tabletts sind flächendeckend mit den passenden Apps versorgt und können nach Anmeldung mit Deinem Account schnell und einfach genutzt werden. Für klassische Windows-Systeme gibt Microsoft zudem die Freigabe, die Office-Anwendungen gleich auf mehreren Geräten zu installieren, sobald man den Business Standard Plan oder höher wählt. Du kannst also mit einer einzigen Lizenz gleich eine Vielzahl von Geräten zur Arbeit nutzen.
Wer die Nutzung mehrerer Geräte zudem zentral steuern und absichern möchte, der kann sich über die Business Premium Lizenz noch weitere Tools hinzu buchen, wie z.B. Microsoft Intune. Intune erlaubt Dir für verschiedene Geräteklassen und Benutzergruppen unterschiedlichste Regelwerke einzustellen – z.B. welche Apps das Unternehmen auf Mitarbeiter-Smartphones ausrollen möchte.
Für ein einheitliches Corporate Design empfehlen wir Dir zusätzlich das Branding der Microsoft 365 Umgebung, z.B. über angepasste Anmeldeseiten, ausgefüllt Profile und unsere Tipps für individuelle Teams-Icons.
Nimm gerne Kontakt mit uns auf, um gemeinsam zu beleuchten, wie Microsoft 365 auch für Dich flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten erleichtern kann.