Maximiere die Produktivität in Deinem Team mit der Ivy Lee Methode
Was würdest Du davon halten, wenn Du mit einer simplen und sofort reproduzierbaren Methode die Produktivität in Deinem Team maßgeblich steigern könntest, ohne viel Geld für Unternehmensberater oder sonstige Experten auszugeben?
Mit dieser berühmten Aussage hat Ivy Lee sich bei Charles Schwab vorgestellt, einem der erfolgreichsten Unternehmer seiner Zeit. Du glaubst nicht, dass 15 Minuten ausreichen um ein neues Level an Produktivität zu erreichen? Charles Schwab waren die Ergebnisse zumindest über 25 000 US Dollar wert – und das vor ca. 100 Jahren, also ein gigantischer Gegenwert.
Was ist das Geheimnis von Ivy Lees Methode und wie kannst Du sie für dich nutzen?
Das größte Geheimnis der Ivy Lee Methode ist mit Sicherheit die absolute Einfachheit, mit der sie funktioniert. Jeder kann sie umsetzen, wenn er die Entscheidung dazu fasst.
Im Prinzip ist es ganz einfach:
Du erstellst dir am Morgen eine Liste mit ca. 6 Aufgaben, die Du am heutigen Tag erledigen willst. Sechs Aufgaben sind dabei die Zahl, die Ivy Lee seiner Zeit als sinnvollen Kompromiss zwischen Produktivität und Konzentration gesehen hat. Leichte Abweichungen sind hier je nach Tätigkeitsbereich natürlich normal.
Als nächstes sortierst Du diese Liste nach Priorität – die wichtigste Aufgabe kommt nach oben, die unwichtigste nach unten. Für diese simple ToDo Liste kannst du jedes Tool nutzen, das Dir gefällt – Papier und Stift sind natürlich nicht ganz so flexibel, ganz im Zeichen der Digitalisierung stehen z.B. die Microsoft App „ToDo“ die im MS 365 Paket enthalten ist, oder auch Apple Notes, etc.
Nach dem Sortieren der Aufgaben geht es auch schon an die Arbeit – schalte jede Ablenkung ab und konzentriere dich einzig und allein auf die Aufgabe, die Du laut Liste abarbeiten willst. Alle anderen Aufgaben blendest Du aus und verschwendest keine Energie, keinen Gedanken, daran. Wenn die Aufgabe erledigt ist, hakst Du sie auf der ToDo Liste ab.
Nach jedem Abhaken prüfst Du kurz die Liste und ggf. aufgetretene Veränderungen durch Rückinformationen, die frisch auflaufen (Nachrichten von Kollegen, Mails von Kunden, etc.) und wenn nötig oder möglich, aktualisierst Du die Liste. Kommt eine neue wichtige Aufgabe hinzu, nimmst Du sie direkt in die Liste auf. Hat sich etwas quasi von selbst erledigt, streichst Du die Aufgabe direkt aus der Liste. Auch eine Neuordnung der Priorität ist in jedem Zwischenstatus OK.
Sobald Du die ToDo Liste auf aktuellen Stand gebracht hast, geht die Fokus-Arbeitszeit wieder von vorne lost und Du nimmst dich der nächsten, höchst priorisierten Aufgabe an.
Am Ende des Tages übernimmst Du noch offene Aufgaben für den nächsten Tag, wo das ganze von vorne beginnt.
Klingt simpel? Ist es auch - wie gesagt liegt die große Stärke der Ivy Lee Methode in ihrer Einfachheit.
- Aufgaben sammeln
- Aufgaben priorisieren
- Fokus-Arbeit
- Aufgabenliste überarbeiten
Die Ivy Lee Methode ist als Fundament für jeden, der bisher unstrukturiert an seinen Aufgaben arbeitet, ein super Einstieg und erlaubt schnelle Erfolge.
Eine Ergänzung der Methode für noch strukturierteres Arbeiten und um die Gefahr zu eliminieren, Aufgaben die weniger wichtig sind ganz fallen zu lassen, besteht in der Aufnahme einer weiteren Klassifizierung: Zusätzlich zur Priorität wird noch die Dringlichkeit einer Aufgabe festgelegt, am besten gekoppelt mit einem Fälligkeitsdatum. Damit fällt Dir dann auch sofort auf, wenn Du eine nicht so kritische Aufgabe zu lange vor Dir her schiebst, sodass sie plötzlich doch kritisch wird, nur weil Du eine Deadline überschreitest.