Gemeinsam an Daten zentral, strukturiert und global zugänglich arbeiten - mit Microsoft Teams
Die klassische Datenablage hat immer mehr ausgedient. Zu unflexibel, schwergängig in der Zusammenarbeit und kompliziert in der hochverfügbaren, sicheren und ortsunabhängigen Bereitstellung zeigen sich klassische Netzwerk-Speicher oder Windows- / Linux- Datei Server.
Während Spezialfälle wie große CAD-Zeichnungen / Fotos, Datenbanken oder besonders schnell von Anwendungen genutzte Daten sicher immer noch lokal im Unternehmensnetzwerk ihre Daseinsberechtigung haben, sind Projektdaten, Office-Dokumente und co. an anderer Stelle deutlich besser aufgehoben und können für einen optimierten Arbeitsprozess sorgen.
Wir empfehlen in den meisten Fällen ganz klar die Arbeitswelt immer mehr in Microsoft Teams zu verlagern und damit bestmöglich von digitalisierten Prozessen zu profitieren.
Daten in Microsoft Teams sind ortsunabhängig verfügbar
Mit der Verschiebung eurer Arbeitsbereiche in Microsoft Teams können Deine Teammitglieder von überall aus arbeiten, wo sie wollen (oder müssen). Völlig egal ob jemand beim Kundenbesuch vor Ort eine Dokumentation benötigt, auf der Baustelle die abgenommenen Bauteile fotografisch ablegen oder im Home Office an der nächsten Abrechnung arbeiten muss. Durch die extrem schnelle und verfügbare Serverstruktur die Microsoft im Hintergrund bereitstellt, funktioniert das ganze nicht nur regional – sondern sogar global. Wenn Du also beim nächsten Business-Meetup in Dubai bist, hast Du immer noch genauso guten Zugriff auf Deine Unternehmensdaten, wie im heimischen Büro. In der klassischen Infrastruktur gelingt dies nur mit extrem schnellen und damit teuren Unternehmens-Internetanbindungen und einer teuren, performanten und hochverfügbaren Server-Infrastruktur. Vom Aufwand der Verwaltung und auch vom Preis her gewinnt Microsoft Teams als Cloud-Service hier um Längen.
Speicherplatz in Microsoft Teams ist unschlagbar günstig
Microsoft Teams wird in der Regel als Bestandteil einer Microsoft 365 Umgebung genutzt. Hast Du schon auf dem Schirm, wie viele Daten Du und Dein Team hier eigentlich ablegen dürfen? Pro Benutzer spendiert euch Microsoft nicht nur 1 Terabyte an Daten für das Unternehmen – sondern glatt nochmal ein Terabyte für jede einzelne persönliche Datenablage. Diese Speichermengen in der eigenen Infrastruktur bereit zu stellen würde erhebliche Mehrkosten bedeuten und ist für die meisten Teams mehr als ausreichend.
Dateien in Microsoft Teams können gemeinsam bearbeitet werden
Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Kollegen absprechen mussten, wer wann auf eine Datei zugreifen kann. Vorbei die Zeiten, in denen das nicht getan wurde und als Folge Datenmissstände und Unmut aufgetreten sind. Alle gängigen Office Dateien können direkt in Teams abgelegt mit mehreren Personen gleichzeitig geöffnet und sogar bearbeitet werden. Jeder kann dabei sehen, an welchen Stellen die Kollegen gerade arbeiten und damit die Arbeit ideal aufeinander abstimmen. Die Bearbeitung gängiger Office Dokumente benötigt nicht einmal mehr eine lokale Software-Installation. Direkt in Microsoft Teams, installiert oder im Browser abgerufen, können diese integriert bearbeitet werden. Das beste dabei: Microsoft Teams gibt es, wie die meisten Microsoft 365 Applikationen, nicht nur für Deinen Computer – sondern auch für alle gängigen Smartphones und Tablets! Damit bist Du quasi immer in der Möglichkeit, einen Blick auf wichtige Dokumente zu werfen.
Daten in Microsoft Teams werden zu lebendigen Arbeitsprozessen
Mit Microsoft Teams ist die isolierte Betrachtung von Aufgaben, Dateien und Ergebnissen Geschichte. Dateien können direkt mit Tickets, Workflows, etc. verknüpft werden und sind damit für jeden sofort auffindbar, wenn Du eine Aufgabe zuweist. Die Bearbeitung der Aufgabenprozesse, die Pflege des aktuellen Status und die direkte Bearbeitung der zugehörigen Dokumente finden alle in einer einheitlichen Umgebung statt.
Daten in Microsoft Teams sind team-übergreifend und dennoch strukturiert abgelegt
Microsoft Teams stellt mehrere Verwaltungsebenen für die Ablage von Dateien, Aufgaben und co. zur Verfügung. Damit können einerseits klassische Abteilungsbereiche dargestellt werden, auf der anderen Seite aber auch flexible Arbeitsbereiche zu einzelnen Projekten oder Themenbereichen aufgebaut werden. Dabei kann flexibel festgelegt werden, wer in welchem Arbeitsbereich zugeordnet wird. Über sogenannte Teams und darin enthaltene Kanäle kann eine passende Hierarchie erstellt werden, die passend zu euren Anforderungen entweder möglichst global bereitgestellt oder zum Schutz der Daten berechtigungstechnisch eingeschränkt werden. Sogar die gemeinsame Arbeit im Team mit anderen Organisationen ist mit wenig Aufwand integrierbar.
Microsoft Teams ist für jeden Erschwinglich
Wenn Du nun denkst dass ein so umfangreiches Toolset, das ganze Serverfarmen ersetzen kann, bestimmt sehr teuer ist, irrst Du. Microsoft Teams ist in vollem Umfang bereits in der Microsoft 365 Business Basic Lizenz enthalten und damit für schlappe 5 Euro im Monat pro Benutzer erhältlich.
Mehr Informationen zu MS Teams als Plattform für Deine Arbeitsprozesse erfährst Du hier bei uns. Wir beraten Dich übrigens auch gerne über eine optimale Implementierung in Deiner Firma.