Eine Wissensdatenbank gestalten um Informationen im Unternehmen nutzbar zu machen
Wissen ist Macht – so oder so ähnlich ist es schon lange in den Köpfen der Menschen bekannt. Auch das Potential von Unternehmen steckt zunehmend in den Köpfen der Mitarbeiter. Dieses Wissen zu kultivieren und für das gesamte Team bestmöglich nutzbar zu machen, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung.
Das oft betitelte „Second Brain“ – ein elektronisches Notizsystem zur Erfassung des Wissens im Unternehmen – kann viele Formen annehmen. Komplexe Wissensdatenbanken und Schulungsplattformen werden heute sogar um Videos und Spiel-Inhalten angereichert, um die Wissensvermittlung eingängiger zu gestalten. Die Basis einer jeden Wissensdatenbank stellt aber ein solides System dar, mit dem das Wissen überhaupt erst mal erfasst und nutzbar gemacht werden kann.
Hierfür haben wir Dir sieben Tipps zusammengestellt, um mit der Einführung einer simplen aber effektiven Wissensdatenbank zu beginnen.
Anfangen, Notizen zu machen
So banal es auch klingt – keine Wissensdatenbank und keine Wissensvermittlung existiert, ohne dass das Wissen erst einmal gesammelt wird. Die Teammitglieder müssen also sensibilisiert werden und verstehen, wie wichtig das Wissen in Ihren Köpfen für das Unternehmen ist – und sollten Sie mal im Urlaub oder Krankenstand sein, für die direkten Kollegen die einspringen müssen umso mehr. Je schneller man anfängt das Wissen zu sammeln, desto besser. Mit jedem Tag gehen sonst mehr Ideen und KnowHow in den tiefen der Gehirnzellen verloren. Man glaubt immer gar nicht, wie viel man eigentlich vergisst – bis man versucht sich nach Jahren an etwas zu erinnern, und sei es nur der Kontext für eine schlecht aufgenommene eigene Notiz. Es ist daher wichtig, am besten direkt in den täglichen Aufgaben anzufangen, wichtige Schritte zu dokumentieren.
Informationen „für Dummies“ erstellen
Schlecht aufgenommene Notizen bzw. Informationen die wir nicht verstehen bringen uns direkt zum zweiten Punkt. Wir neigen dazu, sogar unser eigenes Gehirn zu überschätzen – und erstellen daher, selbst wenn wir Notizen zu etwas machen, diese Notizen oft in einer Form, die wir selbst nach einiger Zeit gar nicht mehr verstehen. Wie können wir da davon ausgehen, dass andere dieses Wissen aufnehmen können? Das Sammeln unseres Wissens, unserer Ideen und Prozesse sollte daher so gestaltet werden, dass es simpel und dauerhaft verständlich ist – auch wenn wir uns dabei vielleicht fühlen, als würden wir eine Anleitung „für Dummies“ erstellen.
Das Rad nicht ständig neu erfinden
Es gibt viele etablierte Systeme und sogar Wissensbrocken, die man oft sogar frei zugänglich im Internet findet. Informationen und deren Bereitstellung müssen natürlich im Unternehmenskontext passend aufbereitet werden, aber man muss nicht alles selbst schreiben oder sich ausdenken. Haltet den Aufwand möglichst gering bei maximalem Nutzen. Greift auf bewährte Systeme zurück, passt diese an eure internen Abläufe und für eure Teams an und bedient euch ruhig auch beim Inhalt an vorhandenen Quellen (natürlich nur solange das Wissen rein intern und nicht zum Profit machen dient – wenn ihr Wissen verkaufen wollt, muss es natürlich durch euch kreativ und „neu im Kontext“ zusammengesetzt werden). Und stellt eure Erkenntnisse, Vorlagen und Lernerfahrungen auch team-übergreifend zur Verfügung.
Inhalte in Kontext-Blöcke anstatt nur in komplette Artikel unterteilen
Immer wieder werden sich in den meisten Unternehmen gewisse Inhalte replizieren lassen. Hierfür ist es wichtig, dass die Informationen so erfasst, gestaltet und auch kategorisiert / getagged werden, dass diese Informationsblöcke auch Prozess- und Abteilungsübergreifend zugänglich und auffindbar sind. So spart ihr euch eine Menge Zeit, wenn für ähnliche Inhalte einzelne Bestandteile übernommen und angepasst werden können, anstatt diese jedes Mal komplett neu zu erstellen. Eine saubere, vorgegebene Form hilft hier – die Mitarbeiter sollten also nicht völlig alleingelassen werden mit dem Aufbau Ihrer Notiz-Systeme.
Nutzung von Kategorien vs. Nutzung von Tags
Klassischer Weise teilt man seine Informationsdatenbank in verschiedene Kategorien wie in einer Baumstruktur ein. Im Unternehmen könnte das zum Beispiel ein Ordner für „Prozesse für den Vertrieb“ und ein Ordner für „Prozesse für die Produktion“ sein. Für sehr kleine Wissensdatenbanken kann das noch funktionieren, bei größerem Teams geht dabei aber vieles an Wissen verloren. Bei der Nutzung von Systemen mit Tags die zentral und übergreifend auffindbar sind, kann ein Informationsbestandteil nicht nur einer einzelnen Kategorie, sondern mehreren Tags zugewiesen werden. Diese Tags können dann viel spezifischer genutzt werden und zum Beispiel auch Zuordnung zu bestimmten Prozessen, Projekten, Kunden, oder anderen team-übergreifenden Schlagworten bereitstellen. Über Inhaltsfilter wie sie z.B. mit SharePoint realisierbar sind, können trotzdem alle Informationen auf den einzelnen Nutzer zugeschnitten bereitgestellt werden.
Die Information von dem erstellen lassen, der die Aufgabe durchführt
Nur wer eine Aufgabe wirklich selbst durchgeführt hat, kann die kleinen aber wichtigen Einzelheiten überblicken. Von außen betrachtet mag man die groben Meilensteine eines Prozesses erkennen, aber es fehlt die Erfahrung über verschiedene Durchführungszyklen und Variablen hinweg, die kleinen feinen Ungereimtheiten die auftreten können, mögliche Komplikationen mit Schnittstellen, usw. Es ist daher wichtig, dass eine Informationsdatenbank nicht zur Aufgabe abgestellter Einzelpersonen verkommt, sondern als Aufgabe für jeden Mitarbeiter des Unternehmens gesehen wird. Jeder hat einen Beitrag zu leisten über die Informationen, die für seine einzelnen Aufgaben relevant sind.
Die richtige Plattform für die Wissensdatenbank finden
Gerade im Unternehmensumfeld sollte das Wissen ständig, von überall aus und von jedem Mitarbeiter mit jedem Gerät flexibel aufgerufen und gepflegt werden können. Wenn hier unnötige Hürden geschaffen werden, ist das System zum Scheitern verurteilt. Je nach Geschmack und Bedarf der Inhalte gibt es eine Vielzahl von Ansätzen. Wir empfehlen hier meistens die Möglichkeiten zu nutzen, die mit Microsoft 365 schon frei Haus mitgeliefert werden. Für einige Teams kann das ein OneNote Notizbuch sein, welches über Microsoft Teams von überall abrufbar bereitgestellt wird. Andere mögen Ihre Inhalte direkt in Teams-Seiten integrieren, benötigen umfangreichere SharePoint-Strukturen oder nutzen gar Videos, die über Microsoft Stream ebenfalls innerhalb der MS 365 Umgebung bereitgestellt werden können. Für sehr kleine Teams die komplett im Apple-Ökosystem zu Hause sind, kann aber auch Apple Notes bereits ein adäquates Mittel sein, um Informationen im Team zu sammeln. Hier beraten wir im Einzelfall gerne im persönlichen Gespräch.
Wenn Dein Team bereit ist, sich der Aufgabe Wissensvermittlung anzunehmen, legt am besten direkt los. Wir stehen natürlich gerne beratend zur Seite um die Rahmenparameter und Plattform ideal zu gestalten.
