Drei Tipps für einen produktiveren und zugleich entspannteren Arbeitsalltag
“Ordnung ist das halbe Leben“ – ein Satz den wir alle schon gehört haben. Wie aber hält man Ordnung im stressigen Arbeitsalltag, während man mit Emails und Anrufen bombardiert wird? Produktiver und entspannter arbeiten, ist das überhaupt zeitgleich möglich?
Gerade wenn man viel unterwegs ist, fällt es oft schwer, klare Strukturen einzuhalten und Aufgaben effizient abzuarbeiten. Wer es dann sogar noch schafft, Zeit für sich selbst zu finden, gehört schon zu den richtig guten Selbst-Managern.
Für alle die noch Optimierungspotential in Ihrem Arbeitstag sehen, haben wir deshalb praktische Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Tag entspannter strukturieren und Aufgaben produktiv und effizient abschließen können. Die Integration dieser drei Phasen in Ihren Tag sorgt nicht nur für schnellere Ergebnisse und weniger Stress, sondern bietet gleichzeitig den besten Nährboden für kreative und individuelle Entfaltung.
Übernehmen Sie diese Phasen deshalb am besten schon vorab in Ihren Kalender, sodass diese auch in stressigen Situationen nicht untergehen und wie ein Katalysator für aufkommende Turbulenzen wirken.
Konzentrierte Fokuszeiten
Die Zeit, in der Sie wirklich produktiv sind, sollte besonderen Schutz genießen. Niemand kann die Aufmerksamkeit und damit die Produktivität wirklich hoch halten, wenn er ständig aus seiner Aufgabe gerissen wird. Die Zeit, die benötigt wird, um wieder den vollen Fokus aufzubauen, ist einfach zu groß.
Schalten Sie deshalb alle nicht zwingend benötigten Störmittel ab. Dazu gehört vor allem auch das Smartphone und die ständigen Benachrichtigungen aus Chats, Social Media und eingehenden Mails. Alle Hersteller bieten inzwischen Möglichkeiten, Fokuszeiten einzurichten und in diesen nur kritische Benachrichtigungen zuzulassen.
Die selbe Möglichkeit sollten Sie auch an Ihren Laptop und falls vorhanden, stationären Telefon nutzen. Vor allem Apple integriert hier eine wunderbare Funktion, die einheitlich über alle iOS und MacOS Geräte funktioniert.
Die Zeit, in der Sie in eine Aufgabe vertieft arbeiten, gehört Ihnen. Nur so erreichen Sie das bestmögliche Ergebnis in der kürzesten Zeit.
Neben möglichen Störquellen ist aber auch die Herangehensweise an die Aufgaben in dieser Fokuszeit besonders wichtig. Achten Sie darauf, im Vorfeld der Aufgabe die Vorbereitung ordentlich durchzuführen und alle benötigten Arbeitsmittel bereits parat zu haben,um nicht in Ihrer Fokuszeit festzustellen, dass Sie die Aufgabe für die Suche nach einem Stift oder Unterlagen unterbrechen müssen – oder gar noch ein neues Programm auf Ihren PC laden.
Zudem sollten Sie darauf achten, nicht mehrere Aufgaben auf ein mal erledigen zu wollen. Alles was erhöhte Aufmerksamkeit fordert, sollte seriell abgearbeitet werden. Nur wenn Sie vollständig auf eine Sache konzentriert sind, werden Sie den bestmöglichen Flow erzeugen können, von dem heute alle sprechen und der so wichtig ist, um überdurchschnittliche Ergebnisse zu liefern.
Bewusste Erholungsphasen
Eine Sache die Sie immer wieder in Ihren Tag einplanen sollten und die auch während mehrstündiger Fokus-Aufgaben helfen, die Aufmerksamkeit hoch zu halten, sind Zeiten der bewussten Erholung. Damit ist nicht gemeint, einfach planlos vor der Kaffeemaschine zu stehen, sondern gezielt Geist und Körper mit gesunden Methoden neuen Schwung zu verleihen.
Wer viel sitzt sollte deshalb mindestes alle 2 Stunden eine kleine Pause einlegen und dem Körper etwas Bewegung gönnen. Wenn Sie an Ihrem Arbeitsort relativ frei sind, dann sollten Sie am besten eine kleine gymnastische Einheit oder wenige Minuten leichten Sport zwischen Ihre Aufgaben einfügen. Wer am Arbeitsplatz eher eingeschränkt ist, der sollte sich zumindest einen kleinen Spaziergang durchs Gebäude oder ein paar unauffälligere Dehnübungen gönnen.
Neben der körperlichen Aktivität sollte zudem auch auf das geistige Stresslevel und die Konzentrationsfähigkeit geachtet werden. Für beides hilft im einfachsten Falle schon, alle 2 Stunden mal eine 1-2 minütige Atemübung in Ihren Alltag zu integrieren. Sie werden erstaunt sein, wie erholt und neu fokussiert Sie sich nach dieser kleinen Einheit bereits fühlen.
Wer wirklich maximalen Fokus aufbauen will, der sollte zudem auf das Hilfsmittel der Meditation zurück greifen. Wer nur 10 Minuten aufbringt um sich im Stillen – oder auch in einer geführten Meditation – neu zu sammeln, der erhält im Gegenzug ganz neue mentale Kapazität. Uns ist klar, dass Meditation nicht für jeden direkt zugänglich ist und mitunter etwas Überzeugung und Übung benötigt, das Ergebnis ist es aber auf jeden Fall wert, sich zumindest daran zu versuchen. Auch Microsoft hat dies als großer internationaler Hersteller erkannt und integriert mit Viva Insights entsprechende Funktionen für mehr Bewusstsein in Microsoft Teams, wie wir hier vorgestellt haben.
Soziale Pausen
Neben der ganzen Steigerung der Produktivität und Optimierung des Alltags benötigt natürlich auch jeder Mensch noch eine Zeit, in der er einfach locker sein und sich mit anderen austauschen kann. Wir sind soziale Wesen und kommen damit zumeist auch nur dann erfüllt weiter, wenn wir das honorieren und den Kontakt zu unseren Mitmenschen pflegen.
Nutzen Sie deshalb kleine Zeiteinheiten für einen lockeren Austausch mit Kollegen, in dem dann natürlich auch neue Ideen entstehen dürfen. Beantworten Sie nun auch in Ruhe Ihre Mails und Chatanfragen oder planen sich angefallene Telefonate ein. In dieser Phase steht alles im Zeichen des Miteinander.
Individuelle Optimierung
Wenn Sie diese drei Phasen in Ihren Arbeitsalltag integrieren, werden Sie sicher deutlich gesteigerte Ergebnisse bei deutlich geringerem Stresslevel erzeugen können. Achten Sie aber unbedingt darauf, diese auf Ihren eigenen Biorhythmus anzupassen. Nicht jeder hat die gleiche Aufmerksamkeitsspanne und der eine mag z.B. am Morgen eher analytische Aufgaben bewältigen, während der andere erst mal seine Anfragen und Kontakte durchgeht, um diese schon aus dem Kopf zu haben, wenn er sich auf die eigentlich großen Aufgaben einlässt.
Probieren Sie sich also aus und setzen Sie die Zeiteinheiten ruhig auch mal experimentell neu, um die bestmögliche Kombination zu finden, mit der Sie sich wohl und produktiv fühlen.
Wir beraten Sie natürlich gerne für eine optimale Integration in Ihre individuellen Prozesse.